CS-Cart Paraşüt Ön Muhasebe Entegrasyonu

E-ticaret büyüdükçe en çok zaman alan işlerden biri, satışın arkasındaki muhasebe yüküdür. Her sipariş bir fatura, her iade bir iade faturası, pazaryeri modelinde her satıcı komisyonu ayrı bir hizmet faturası demektir. Bu belgeleri elle kesen bir ekip hem zaman kaybeder hem de hata riskini büyütür: unutulan fatura, yanlış KDV oranı, eşleşmeyen tutar. SoftCrafter Paraşüt Ön Muhasebe eklentisi, CS-Cart ya da Multi-Vendor mağazanızı Paraşüt hesabınıza bağlayarak bu belgeleri kuyruklu, kayıtlı ve izlenebilir bir akışla üretir.

Eklentinin temel felsefesi güvenli başlangıçtır: Kurduğunuz anda hiçbir şey gönderilmez. Eklenti devre dışı, deneme modu açık ve tüm akışlar kapalı gelir. Her akışı ayrı ayrı, deneme modunda doğrulayarak açarsınız; canlıya geçişe yalnızca sonuçtan emin olduğunuzda karar verirsiniz.

Eklentinin ürettiği belgeler

Her akış ayrı bir anahtardır ve bağımsız olarak açılıp kapatılır:

Tek mağaza kullanıyorsanız satıcı odaklı akışlar boş kalır; eklenti “komisyonlu satıcı yok” uyarısı verir. Multi-Vendor pazaryerlerinde ise komisyon faturaları, satıcı hakediş defterinden dönemsel olarak üretilir. Eklenti tek kiracılıdır: yalnızca mağaza sahibinin Paraşüt hesabına bağlanır, satıcılar kendi hesaplarını bağlayamaz ve satıcı panelinde bu eklentiye ait menü ya da yetki oluşmaz.

e-Arşiv mi, e-Fatura mı? Eklenti nasıl karar verir?

Elektronik belge türü, alıcının vergi bilgisine göre seçilir. Bu, muhasebe ekibinin en çok hata yaptığı noktalardan biridir; eklenti kuralı otomatik uygular:

• 11 haneli TCKN: Her zaman e-Arşiv. Sorgu yapılmaz.
• 10 haneli VKN, e-Fatura mükellefi: e-Fatura. Eklenti Paraşüt’ten alıcının e-Fatura kutusunu sorgular ve yanıtı önbelleğe alır.
• 10 haneli VKN, kayıt bulunamadı: Belge kesilmez; iş durur ve kullanıcının kararını bekler. Eklenti kendiliğinden e-Arşiv’e düşmez; çünkü boş yanıt, mükellef olmama kadar GİB tarafında henüz yayılmamış bir mükellefiyet anlamına da gelebilir. Kullanıcı alıcıyı GİB listesinde doğrulayıp işi yeniden çalıştırır. Boş yanıt önbelleğe alınmadığı için kayıt yayıldığında sorgu yeniden yapılır.

Kesilen belgelerin resmî numarası, durumu, iptal penceresi ve PDF’i Belgeler ekranında saklanır. e-Belge için şu alanların doğru tanımlanması gerekir: müşteri profilinde vergi numarasının tutulduğu alan, ilçe bilgisi (CS-Cart’ın bölge alanından okunur), internet satış adresi ve varsayılan internet satış ödeme tipi. Misafir siparişlerinde vergi numarası müşteri profilinden okunduğu için e-belge kesilemez; bu sınırı baştan bilmek, ödeme sayfası tasarımını buna göre yapmanızı sağlar.

Elektronik fatura yükümlülükleri; işletmenin türüne, defter tutma usulüne ve cirosuna göre değişir ve Gelir İdaresi Başkanlığı tebliğleriyle güncellenir. Sizin işletmeniz için hangi belge türünün ve hangi geçiş zamanının geçerli olduğunu mali müşavirinizle doğrulamanızı öneririz; eklenti, doğru kuralı uygulamanız için gereken altyapıyı sağlar.

Kuyruk mantığı: iş yapılır, iş kaybolmaz

Eklenti belgeleri sipariş anında tek seferde göndermez; gönderimleri bir iş kuyruğu üzerinden yürütür. Her belge bir iş olarak sıraya girer ve bir işçi (worker) tarafından işlenir. Bunun üç büyük faydası vardır:

• Paraşüt geçici olarak erişilemez olsa bile siparişler etkilenmez; işler beklemeye alınır ve yeniden denenir.
• Başarısız ya da durmuş işler Kuyruk ekranında görünür; tek tıkla yeniden denenebilir.
• Her işin gerekçe kodu ve geçmişi kayıt altındadır; “bu fatura neden kesilmedi?” sorusunun cevabı ekranda durur.

Tutarlar eklenti tarafından doğrulanır: belge toplamı sipariş toplamıyla tutmuyorsa eklenti belgeyi göndermez ve farkı yazar. Yanlış tutarlı bir faturayı kesip sonradan iptal etmek yerine kesmeden önce durmak, hem muhasebe hem vergi açısından çok daha güvenlidir.

Bağlantı ve güvenlik

Eklenti Paraşüt’e OAuth ile bağlanır. İki yöntem sunar: yetkilendirme kodu (önerilen; parola mağazada saklanmaz) ve password grant (daha hızlı ama parola mağazada saklanır). Client Secret, parola ve jetonlar AES-256-GCM ile şifrelenir. Denetim kayıtlarında ad, e-posta, adres ve VKN/TCKN değerleri maskelenir. Kişisel veri silme, ayrı bir yetkiyle ve geri alınamaz şekilde çalışır; bu, KVKK kapsamındaki silme taleplerini yönetebilmeniz için tasarlanmıştır. Eklenti dört ayrı yetkiyle çalışır (görüntüleme, yönetme, bağlantıyı yönetme ve KVKK silme) ve kök yönetici bile yetki verilmeden ekranlara erişemez.

Ekranlar: ne nerede?

• Pano: Bağlantı durumu, kuyruk sayaçları, kontör ve sağlık uyarıları.
• Ayarlar: Kurulum adımları, bağlantı, akış anahtarları, e-belge ve cron satırları.
• Kuyruk: Bekleyen, çalışan, başarısız ve “ölü” işler.
• Belgeler: Kesilen e-belgeler, resmî numara, durum, iptal penceresi, PDF.
• Mutabakat: Dönem içinde mağaza ile Paraşüt arasındaki fark.
• Sipariş detayı: “Paraşüt’e gönder” ve “İade faturası” aksiyonları.

Mutabakat ekranı, ay sonunda muhasebeciyle yapılan “siparişlerle faturaları tutturma” toplantısının yerini alır: farklar ekranda listelenir, ekip yalnızca istisnalarla uğraşır.

Cron: zamanlanmış işler

Eklentinin çalışması için hosting panelinde dört zamanlanmış görev tanımlanır:

• Worker: Her dakika; kuyruğu işler ve asıl motordur.
• Fatura turu: Günlük; dönemsel komisyon ve hizmet faturalarını hazırlar.
• Sağlık: Saatlik; bağlantıyı, kontörü ve kuyruğu denetler.
• Temizlik: Günlük; süresi dolan denetim kayıtlarını siler.

HTTP ile çağrılıyorsa cron parolası sorgu parametresiyle değil başlıkla gönderilir; bu, parolanın sunucu günlüklerine sızmasını önler.

Gereksinimler

Canlıya geçiş: önce deneme, sonra gerçek

Canlıya geçişte izlenen sıra bilinçli olarak temkinlidir:

1. Tek bir akış açılır ve bir sipariş “Paraşüt’e gönder” ile denenir.
2. İş, deneme modunda “dry_run” gerekçesiyle tamamlanır; tutarlar, KDV oranları ve alıcı bilgileri kontrol edilir.
3. Canlı öncesi kontrol listesi doğrulanır: bağlantı canlılığı, cron çalışması, en az iki yöneticinin yetkisi, deneme belgesinin doğrulanması, e-belge alanları, bildirim adresi ve muhasebecinin bilgilendirilmesi.
4. İlk gerçek belge düşük tutarlı tek bir siparişle kesilir.

Bu aşamada bilinmesi gereken önemli bir nokta vardır: canlı geçiş geri alınamaz. e-Belgeler GİB’e raporlanır, kontör düşer ve fatura numarası tüketilir. Bu nedenle “önce küçük, sonra büyük” ilkesi bu entegrasyonda zorunlu bir pratiktir.

Yükseltme, geri alma ve kaldırma

Yeni sürüm, mevcut paketin üzerine yüklenir; veriler, tablolar ve ayarlar korunur. Resmîleşmiş Paraşüt belgeleri geri alınamaz; eklenti geri alınsa bile kesilmiş fatura Paraşüt ve GİB tarafında geçerliliğini korur. Kaldırma, eklentinin tablolarını ve yetkilerini siler; arşiv PDF’leri bilerek sunucuda bırakılır.

Kimler için uygun?

• Günde onlarca siparişi elle faturalayan ve bunun için bir kişinin zamanını harcayan mağazalar.
• Satıcı komisyonlarını dönemsel olarak faturalamak zorunda olan Multi-Vendor pazaryerleri.
• Mali müşavirle “fatura–sipariş mutabakatı” yaparken her ay farklarla uğraşan işletmeler.
• Büyürken muhasebe işini ekip sayısını artırmadan ölçeklemek isteyenler.

Bütün bu sorunlar teknik ekibinizin değil, doğru kurgulanmış bir akışın konusudur. Eklenti, bu akışı hazır getirir; sizin işiniz kuralları (hangi akış, hangi belge türü, hangi dönem) belirlemektir.

Proje nasıl ilerler?

Muhasebe entegrasyonunda başarı, doğru sırayla ilerlemeye bağlıdır:

1. Muhasebe ve operasyon toplantısı: Hangi belgelerin kesileceği (satış, iade, komisyon), hangi dönemlerde faturalanacağı ve mali müşavirin beklentileri netleştirilir.
2. Paraşüt hesabı ve API uygulaması: Paraşüt tarafında API uygulaması oluşturulur; e-belge kullanılacaksa mükellefiyet ve kontör durumu kontrol edilir.
3. Eklenti kurulumu ve yetkiler: Dört yetki doğru gruplara verilir; en az iki yöneticinin erişimi doğrulanır.
4. Alan eşleme: Müşteri profilinde vergi numarası alanı, ilçe bilgisi, internet satış adresi ve varsayılan ödeme tipi ayarlanır.
5. Deneme modu: Tek akış açılır, birkaç sipariş deneme modunda gönderilir; tutarlar, KDV oranları ve alıcı bilgileri kontrol edilir.
6. Muhasebeciyle doğrulama: Deneme çıktıları mali müşavire gösterilir.
7. Canlıya geçiş: İlk gerçek belge düşük tutarlı tek bir siparişle kesilir; ardından akışlar kademeli açılır.

Maliyeti ne belirler?

Çalışma kalem kalem tekliflendirilir. Başlıca etkenler: açılacak akış sayısı (yalnızca satış faturası mı, iade ve komisyon da mı), e-belge kullanımı, Multi-Vendor komisyon ve hizmet faturası kurguları, mevcut sipariş ve müşteri verisinin temizliği (vergi numarası eksik müşteriler e-belgeyi durdurur), ödeme sayfasında vergi numarası toplama ihtiyacı ve mali müşavirle yapılacak doğrulama toplantıları. Paraşüt abonelik ve kontör bedelleri Paraşüt’e aittir ve bu çalışmanın dışındadır.

Muhasebe ekibine öneriler

• Ay sonunda mutabakat ekranını açıp farkları listeleyin; yalnızca istisnalarla uğraşın.
• Kuyruktaki “durmuş” ve “ölü” işleri haftalık gözden geçirin; çoğu eksik vergi numarası ya da e-Fatura kaydı doğrulaması bekleyen kayıtlardır.
• Kontör bakiyesini sağlık görevinin uyarılarıyla izleyin; kontör bittiğinde e-belge kesilmez.
• Bildirim adresini mutlaka gerçek bir muhasebe e-postasına yönlendirin; iş durduğunda ilk bilgi bu adrese gider.
• Vergi mevzuatı değişikliklerini mali müşavirinizle takip edin; hangi belge türünün hangi tarihte zorunlu olduğu zaman içinde değişebilir.

Mali müşavir ile birlikte çalışma düzeni

Ön muhasebe entegrasyonunun faydası, mali müşavirinizle iş birliğine bağlıdır. Entegrasyonu kurmadan önce müşavirinizle hangi siparişlerin, hangi fatura türüyle ve hangi hesap planıyla aktarılacağını netleştirin. Ay sonunda kayıtların mutabakatını birlikte yapın: sipariş toplamı, ödeme kuruluşu tahsilatı, fatura toplamı ve muhasebe kaydı uyuşuyor mu? Farklar çoğunlukla iade, komisyon ve zamanlama kaynaklıdır. Düzenli mutabakat, yıl sonu telaşını azaltır.

Sık sorulan sorular

Müşterim vergi numarası vermediyse ne olur?

e-Belge için vergi numarası müşteri profilinden okunur. Numara yoksa, özellikle misafir siparişlerinde e-belge kesilemez. Bu nedenle ödeme sayfasında vergi numarasının (ya da kurumsal müşteriler için fatura bilgisi alanının) toplanması önerilir.

Alıcı e-Fatura mükellefi mi, nasıl anlaşılır?

Eklenti, 10 haneli VKN’li alıcılar için Paraşüt üzerinden e-Fatura kutusunu sorgular; 11 haneli TCKN’ler her zaman e-Arşiv olarak işlenir. Kayıt bulunamazsa eklenti kendiliğinden e-Arşiv’e düşmez; işi durdurur ve kararı kullanıcıya bırakır.

Yanlış kesilen belgeyi geri alabilir miyim?

Resmîleşmiş belgeler eklentiden geri alınamaz; iptal ve iade süreçleri GİB ve Paraşüt kurallarına tabidir. Bu nedenle canlıya geçişte önce deneme modu ve düşük tutarlı ilk belge önerilir.

Pazaryerimde satıcılar kendi muhasebelerini bağlayabilir mi?

Hayır. Eklenti tek kiracılıdır ve yalnızca mağaza sahibinin Paraşüt hesabına bağlanır; satıcı panelinde bu eklentiye ait bir menü oluşmaz.

Paraşüt’te ürün ve müşteri senkronizasyonu var mı?

Eklentinin belgelenen kapsamı belge üretimidir (satış, komisyon, hizmet, gider, iade, tahsilat ve e-belge). Müşteri profili e-belge için vergi numarası kaynağı olarak kullanılır; kapsamlı bir ürün ve stok senkronizasyonu belgelenmemiştir. Daha geniş ERP ihtiyaçları için muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.

Nasıl başlarız?

Muhasebe entegrasyonu; mali müşavir, mağaza yöneticisi ve teknik ekip arasında ortak bir dil gerektirir. SoftCrafter olarak CS-Cart’ın resmi partneri sıfatıyla kurulumu, Paraşüt API uygulamasının oluşturulmasını, yetkilendirmeyi, cron satırlarını, deneme senaryolarını ve canlıya geçişi sizin adınıza yürütürüz. Çalışma projenize göre kalem kalem tekliflendirilir; teklifiniz ön görüşmeden sonra 1 iş günü içinde hazır olur, formu bıraktığınızda ekibimiz sizi 15 dakika içinde arar. Daha geniş muhasebe ve ERP ihtiyaçları için muhasebe, ERP ve e-fatura entegrasyonu sayfamıza, ayrıntılı kullanım için de eklentinin Türkçe dokümantasyonuna göz atabilirsiniz.